Hausmeisterkosten in der Nebenkostenabrechnung: Was umlagefähig ist – und was nicht

Hausmeisterkosten gehören zu den Positionen in der Nebenkostenabrechnung, über die am häufigsten gestritten wird. Der Grund: Nicht alles, was ein Hausmeister tut, darf auf die Mieter umgelegt werden. Wir erklären, was gilt und wie Vermieter für eine transparente Abrechnung sorgen.

Was ist umlagefähig?

Die Kosten für den Hauswart zählen zu den Betriebskosten. Umlagefähig sind Tätigkeiten, die regelmäßig anfallen und der Pflege und Sicherheit des Gebäudes dienen, zum Beispiel:

• Kontrollgänge durch Gebäude und Außenanlagen
• Überwachung der Haustechnik und Prüfung der Beleuchtung
• Bedienung und Überwachung von Heizungs- und Gemeinschaftsanlagen
• Sorge für Sauberkeit und Ordnung im Haus
• Bereitstellen der Mülltonnen
• Kontrolle der Einhaltung der Hausordnung

Was ist nicht umlagefähig?

• Reparaturen und Instandhaltung: etwa der Austausch eines defekten Türschlosses oder die Reparatur eines Fensters
• Verwaltungstätigkeiten: zum Beispiel Wohnungsübergaben, Mieterauswahl oder Vertragsangelegenheiten
• Koordination von Handwerkern für Reparaturen

Erledigt der Hausmeister solche Arbeiten mit, muss der Anteil herausgerechnet werden. Ohne nachvollziehbare Aufteilung riskieren Vermieter, dass Mieter die Position beanstanden.

Vorsicht vor Doppelabrechnung

Häufig übernimmt der Hausmeister auch die Treppenhausreinigung, die Gartenpflege oder den Winterdienst. Diese Leistungen haben in der Betriebskostenabrechnung eigene Positionen. Werden sie dort abgerechnet, dürfen sie nicht zusätzlich in den Hausmeisterkosten auftauchen.

Tipps für eine saubere Abrechnung

• Lassen Sie sich vom Dienstleister ein Leistungsverzeichnis geben, das umlagefähige und nicht umlagefähige Tätigkeiten trennt.
• Rechnungen sollten Arbeits- und Materialkosten getrennt ausweisen.
• Ordnen Sie Leistungen wie Reinigung, Garten und Winterdienst den richtigen Positionen zu.
• Bewahren Sie Belege auf – Mieter haben ein Recht auf Belegeinsicht.

Steuervorteil für Mieter

Den Arbeitskostenanteil der Hausmeisterkosten können Mieter in der Regel als haushaltsnahe Dienstleistung geltend machen – vorausgesetzt, er ist in der Nebenkostenabrechnung oder einer Bescheinigung ausgewiesen. Mehr dazu lesen Sie in unserem Ratgeber Reinigungskosten steuerlich absetzen.

Transparente Leistungen von GSL Koblenz

Unser Hausmeisterservice und unsere Objektbetreuung werden auf Wunsch so dokumentiert und abgerechnet, dass Vermieter und Hausverwaltungen die Kosten nachvollziehbar auf die richtigen Positionen verteilen können.

Stand: Oktober 2026. Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind Mietvertrag und Einzelfall.